4. Definição da Política de Desenvolvimento da Colecção
Tendo sempre em conta a missão e as funções da Biblioteca Escolar, e atendendo a que uma das suas características é a de possuir um fundo documental que responda às necessidades dos seus utilizadores: “alunos, professores e pais nas actividades de ensino-aprendizagem, cumprindo objectivos curriculares e de suporte a actividades e a projectos de âmbito extracurricular”, torna-se pertinente a definição de uma política de gestão de colecções.
O circuito de um documento numa biblioteca/centro de recursos é complexo. Assim, uma política que oriente o modo como se implementam as decisões/opções de selecção, abate, aquisição, organização e preservação de materiais em todos os tipos de suporte, será uma mais-valia.
4.1- Critérios gerais de selecção documental
Os critérios gerais que definem a política documental nas BE/CREPT, não esquecem o Manifesto da Biblioteca Escolar, e têm em conta os princípios de liberdade intelectual e igualdade de acesso a recursos.
Para tal, considera a opinião da Direcção, do Conselho Pedagógico, do Conselho Geral, dos professores, dos alunos e de outros elementos da comunidade educativa. Para o seu desenvolvimento apoia-se nas directrizes do Currículo Nacional, do Projecto Educativo do Agrupamento e do Projecto Curricular de Escola.
Visa o equilíbrio entre:
§ os níveis de ensino existentes nas Escolas;
§ as necessidades educativas especiais;
§ as origens multiculturais dos alunos;
§ as áreas curricular, extracurricular e lúdica;
§ o equilíbrio entre todos os suportes, que de uma maneira geral deve respeitar a proporcionalidade de 75% – 25% (material livro e não livro);
§ o justo equilíbrio entre as áreas do saber e a obtenção de um fundo documental (considerando apenas os títulos) equivalente a 10 vezes o número de alunos.
No que respeita à formação do acervo, serão apreciadas:
§ as sugestões dos utilizadores;
§ as taxas de circulação dos documentos por título, autor, área temática e suporte (pela análise de dados estatísticos);
§ a quantidade de documentos existentes dentro de cada área temática;
§ a análise de inquéritos dirigidos aos utilizadores e potenciais utilizadores.
Para a implementação da política de gestão documental deve, ainda, avaliar a colecção existente:
§ definindo lacunas mais evidentes;
§ identificando obras deterioradas e cujo conteúdo perdeu actualidade;
§ conhecendo as necessidades de informação dos utilizadores;
§ seleccionando materiais que despertem o interesse do utilizador, pelo seu carácter inovador e de qualidade;
§ analisando/consultando guias, bibliografias e catálogos temáticos preparados por especialistas.
4.2- Critérios específicos para a selecção de conteúdos/materiais e respectivos formatos
4.2.1. Documentos impressos – obras de Ficção, Não Ficção, Publicações Periódicas
Na selecção de obras de Ficção, ter-se-á em conta a:
-qualidade do texto e das ilustrações;
-inclusão de obras de autores clássicos e contemporâneos, com privilégio para a literatura portuguesa e novos autores;
-utilização de linguagem adequada ao tipo de utilizadores;
-consideração de obras em línguas estrangeiras que integrem o currículo;
-consideração dos diversos géneros literários;
-estrutura etária dos utilizadores;
-consideração de obras na língua dos grupos de utilizadores de diferentes origens.
Quanto à Não Ficção, ter-se-á em conta a:
-conteúdo com informação cientificamente correcta;
-actualidade, reflectindo investigação recente nessa área do saber;
-adequação da linguagem e estrutura adequada aos níveis etários;
-relevância para aprofundar o currículo;
-apresentação e design;
-organização do índice;
-a potencial utilização.
No que diz respeito às Publicações Periódicas, será tomado em conta a:
-assinatura de um jornal e uma revista, que observem diferentes pontos de vista na análise da actualidade;
-exactidão e correcção das informações veiculadas;
-qualidade gráfica e o conteúdo;
-aquisição de títulos com procura por parte dos utilizadores;
-relação qualidade-preço;
-adequação ao propósito, âmbito e audiência da publicação, aos utilizadores e seus interesses e, sobretudo, à missão da Biblioteca.
As BE/CRE realizarão, anualmente, uma avaliação da utilização dos periódicos, podendo decidir:
-o cancelamento dos mesmos;
-a inclusão de novos títulos;
-a manutenção dos títulos já adquiridos.
4.2.2- Documentos Não Impressos – Documentos Áudio, Documentos Vídeo, Documentos Multimédia (CD-ROM, DVD-ROM), Recursos On-line e Jogos
Na selecção dos Documentos Áudio serão tomados em conta:
-a aquisição de itens representativos da evolução da história da música, tendo em conta os vários géneros musicais;
-a qualidade da gravação;
-a relação qualidade-preço;
-a selecção de títulos de qualidade referenciada;
-a adequação da colecção áudio aos objectivos da Biblioteca.
Quanto aos Documentos DVD, na selecção serão considerados os seguintes critérios:
-a qualidade dos documentos DVD de entretenimento, deve ser de referência, e representar os vários géneros de cinema;
-a articulação do conteúdo do documento com os conteúdos curriculares;
-a qualidade da imagem e do som;
-o público-alvo;
-a duração do documento, sendo passível a sua utilização no espaço aula.
Relativamente aos Documentos Multimédia (CD-ROM, DVD-ROM …), os critérios de selecção, prevêem:
-os critérios gerais de selecção de documentos impressos de ficção e não ficção;
-a verificação se o documento electrónico possui informação retrospectiva;
-a frequência e actualização da informação;
-a simplicidade da interface de utilização;
-a compatibilidade do produto com o hardware existente;
-a relação qualidade preço;
-a credibilidade do editor/produtor.
Nos Recursos On-Line, os critérios a considerar serão:
-a apreciação e selecção criteriosa, pela equipa da Biblioteca, das páginas da Internet, tendo em conta os critérios definidos para os materiais impressos (autoridade, correcção científica, qualidade de conteúdo ...);
-a actualidade da página, quanto à data de criação e a sua actualização regular;
-o objectivo informativo, formativo e educativo da informação;
-o carácter lúdico – formativo;
-a ligação com outras páginas de interesse na temática;
-parcialidade e independência da informação veiculada;
-o público-alvo ao qual se destina a página WEB;
-a organização e o design utilizado na concepção do SITE;
-a estabilidade da URL;
-o acesso ao SITE é gratuito ou pago.
Quanto aos Jogos serão considerados os seguintes critérios:
-o carácter educativo e a sua relação com o currículo;
-os vários tipos de suporte;
-a relação qualidade-preço;
-a pertinência da informação que é transmitida.
4.3-Critérios para a aceitação de ofertas/doações
Com a aceitação de ofertas e doações, a Biblioteca poderá aumentar a sua colecção. Contudo, tal como na selecção e nas aquisições, é necessário estabelecer critérios, e eles serão:
-atender às necessidades e interesses dos utilizadores;
-atender às lacunas existentes na colecção;
-atender ao estado de conservação dos documentos;
-atender à actualização dos documentos (não serão aceites se a Biblioteca possuir documentos mais recentes);
-estar de acordo com os princípios gerais de selecção definidos neste documento e quanto à missão da Biblioteca.
4.4-Critérios para o Desbaste da Colecção
A Biblioteca não tem como missão principal o arquivo e a conservação dos documentos (embora considere a importância do reflexo do passado numa colecção), mas sim, a manutenção de um serviço de documentação actualizado que responda diariamente às necessidades dos utilizadores.
Assim, são definidos Critérios de Desbaste, que permitam à Biblioteca ser “um organismo vivo, em evolução”, e terão em conta a facilidade do acesso à informação diminuindo os obstáculos.
Quanto ao Desbaste/Arquivo:
-retirar de circulação os documentos rasgados ou não atraentes;
-retirar os documentos que já não correspondam às necessidades do utilizador;
-retirar os documentos que não estejam de acordo com os currículos;
-retirar os documentos que mantenham pertinência de preservação, pela sua qualidade e valor para a colecção, embora não se justifique o livre acesso;
-retirar os documentos dos quais existam vários exemplares, não se justificando estarem todos em livre acesso;
-retirar de circulação todos os recursos multimédia cujo conteúdo seja inadequado à Biblioteca.
Quanto ao Desbaste/Conservação e Restauro:
-serão objecto de restauro os documentos impressos que mantenham os critérios de selecção da Biblioteca;
-serão objecto de restauro os documentos impressos que apresentem deterioração de capas, encadernação e/ou folhas interiores, mantendo a atractividade/características do documento original, justificando-se assim o seu restauro;
-serão objecto de restauro os documentos considerados casos impossíveis de reposição, ainda que o restauro possa alterar a atractividade/características do documento original.
Quanto ao Desbaste/Abate:
-serão abatidos os materiais desactualizados;
-serão abatidos os documentos fisicamente danificados (de forma irrecuperável) e velhos;
-serão abatidos os manuais escolares desfasados do currículo;
-serão abatidas as publicações periódicas que não tenham pertinência para as necessidades dos utilizadores, mantendo-se os números dos seis meses anteriores;
-serão abatidos todos os documentos com informação falsa ou não actual substituída por informações mais recentes;
-não serão abatidos os jornais da Escola;
-será abatido todo o material multimédia que esteja em condições físicas irrecuperáveis.
4.5-Responsabilidade da Selecção e Abate dos Documentos
Compete ao Coordenador e à Equipa da Biblioteca a responsabilidade de aplicar os princípios constantes neste documento de Política de Desenvolvimento Documental, que será previamente aprovado em Conselho Pedagógico.
O Coordenador e a Equipa serão, deste modo, responsáveis pela análise, selecção, aquisição, apreciação de ofertas, desbaste, preservação, avaliação da colecção e respectivo desenvolvimento.
Em resumo, o Desenvolvimento da Colecção deve reflectir as orientações/princípios considerados neste documento.
4.6-Processo de Aquisição (Prioridades)
O presente documento também pretende estabelecer prioridades no processo de aquisição dos documentos.
Assim, serão apontados critérios de aquisição, que terão em conta os seguintes aspectos:
-será traçado um plano que identifique materiais úteis a adquirir;
-será analisada a verba disponível para o desenvolvimento da colecção e destinar a quantia a aplicar em cada categoria;
-será apreciado o preço em função da necessidade e qualidade dos materiais;
-serão seleccionados os editores que garantam o melhor preço e disponibilizem o material rapidamente;
-será ponderada a aquisição de mais do que um exemplar para obras muito requisitadas;
-serão apreciadas as sugestões dos utilizadores (dicionários, títulos de colecções infantojuvenis…);
-serão avaliadas as lacunas na colecção existente apontando as aquisições necessárias para a sua colmatação.
4.7-Reclamações e Casos Omissos
Todas as questões que possam decorrer da aplicação dos critérios definidos na Política de Desenvolvimento da Colecção das Bibliotecas Escolas do Agrupamento Dr. António Augusto Louro, serão colocadas ao Coordenador e à Equipa da Biblioteca.
Para tal existe uma “Caixa de Sugestões” que se destina a este efeito.
4. Definição da Política de Desenvolvimento da Colecção
Tendo sempre em conta a missão e as funções da Biblioteca Escolar, e atendendo a que uma das suas características é a de possuir um fundo documental que responda às necessidades dos seus utilizadores: “alunos, professores e pais nas actividades de ensino-aprendizagem, cumprindo objectivos curriculares e de suporte a actividades e a projectos de âmbito extracurricular”, torna-se pertinente a definição de uma política de gestão de colecções.
O circuito de um documento numa biblioteca/centro de recursos é complexo. Assim, uma política que oriente o modo como se implementam as decisões/opções de selecção, abate, aquisição, organização e preservação de materiais em todos os tipos de suporte, será uma mais-valia.
4.1- Critérios gerais de selecção documental
Os critérios gerais que definem a política documental nas BE/CREPT, não esquecem o Manifesto da Biblioteca Escolar, e têm em conta os princípios de liberdade intelectual e igualdade de acesso a recursos.
Para tal, considera a opinião da Direcção, do Conselho Pedagógico, do Conselho Geral, dos professores, dos alunos e de outros elementos da comunidade educativa. Para o seu desenvolvimento apoia-se nas directrizes do Currículo Nacional, do Projecto Educativo do Agrupamento e do Projecto Curricular de Escola.
Visa o equilíbrio entre:
§ os níveis de ensino existentes nas Escolas;
§ as necessidades educativas especiais;
§ as origens multiculturais dos alunos;
§ as áreas curricular, extracurricular e lúdica;
§ o equilíbrio entre todos os suportes, que de uma maneira geral deve respeitar a proporcionalidade de 75% – 25% (material livro e não livro);
§ o justo equilíbrio entre as áreas do saber e a obtenção de um fundo documental (considerando apenas os títulos) equivalente a 10 vezes o número de alunos.
No que respeita à formação do acervo, serão apreciadas:
§ as sugestões dos utilizadores;
§ as taxas de circulação dos documentos por título, autor, área temática e suporte (pela análise de dados estatísticos);
§ a quantidade de documentos existentes dentro de cada área temática;
§ a análise de inquéritos dirigidos aos utilizadores e potenciais utilizadores.
Para a implementação da política de gestão documental deve, ainda, avaliar a colecção existente:
§ definindo lacunas mais evidentes;
§ identificando obras deterioradas e cujo conteúdo perdeu actualidade;
§ conhecendo as necessidades de informação dos utilizadores;
§ seleccionando materiais que despertem o interesse do utilizador, pelo seu carácter inovador e de qualidade;
§ analisando/consultando guias, bibliografias e catálogos temáticos preparados por especialistas.
4.2- Critérios específicos para a selecção de conteúdos/materiais e respectivos formatos
4.2.1. Documentos impressos – obras de Ficção, Não Ficção, Publicações Periódicas
Na selecção de obras de Ficção, ter-se-á em conta a:
-qualidade do texto e das ilustrações;
-inclusão de obras de autores clássicos e contemporâneos, com privilégio para a literatura portuguesa e novos autores;
-utilização de linguagem adequada ao tipo de utilizadores;
-consideração de obras em línguas estrangeiras que integrem o currículo;
-consideração dos diversos géneros literários;
-estrutura etária dos utilizadores;
-consideração de obras na língua dos grupos de utilizadores de diferentes origens.
Quanto à Não Ficção, ter-se-á em conta a:
-conteúdo com informação cientificamente correcta;
-actualidade, reflectindo investigação recente nessa área do saber;
-adequação da linguagem e estrutura adequada aos níveis etários;
-relevância para aprofundar o currículo;
-apresentação e design;
-organização do índice;
-a potencial utilização.
No que diz respeito às Publicações Periódicas, será tomado em conta a:
-assinatura de um jornal e uma revista, que observem diferentes pontos de vista na análise da actualidade;
-exactidão e correcção das informações veiculadas;
-qualidade gráfica e o conteúdo;
-aquisição de títulos com procura por parte dos utilizadores;
-relação qualidade-preço;
-adequação ao propósito, âmbito e audiência da publicação, aos utilizadores e seus interesses e, sobretudo, à missão da Biblioteca.
As BE/CRE realizarão, anualmente, uma avaliação da utilização dos periódicos, podendo decidir:
-o cancelamento dos mesmos;
-a inclusão de novos títulos;
-a manutenção dos títulos já adquiridos.
4.2.2- Documentos Não Impressos – Documentos Áudio, Documentos Vídeo, Documentos Multimédia (CD-ROM, DVD-ROM), Recursos On-line e Jogos
Na selecção dos Documentos Áudio serão tomados em conta:
-a aquisição de itens representativos da evolução da história da música, tendo em conta os vários géneros musicais;
-a qualidade da gravação;
-a relação qualidade-preço;
-a selecção de títulos de qualidade referenciada;
-a adequação da colecção áudio aos objectivos da Biblioteca.
Quanto aos Documentos DVD, na selecção serão considerados os seguintes critérios:
-a qualidade dos documentos DVD de entretenimento, deve ser de referência, e representar os vários géneros de cinema;
-a articulação do conteúdo do documento com os conteúdos curriculares;
-a qualidade da imagem e do som;
-o público-alvo;
-a duração do documento, sendo passível a sua utilização no espaço aula.
Relativamente aos Documentos Multimédia (CD-ROM, DVD-ROM …), os critérios de selecção, prevêem:
-os critérios gerais de selecção de documentos impressos de ficção e não ficção;
-a verificação se o documento electrónico possui informação retrospectiva;
-a frequência e actualização da informação;
-a simplicidade da interface de utilização;
-a compatibilidade do produto com o hardware existente;
-a relação qualidade preço;
-a credibilidade do editor/produtor.
Nos Recursos On-Line, os critérios a considerar serão:
-a apreciação e selecção criteriosa, pela equipa da Biblioteca, das páginas da Internet, tendo em conta os critérios definidos para os materiais impressos (autoridade, correcção científica, qualidade de conteúdo ...);
-a actualidade da página, quanto à data de criação e a sua actualização regular;
-o objectivo informativo, formativo e educativo da informação;
-o carácter lúdico – formativo;
-a ligação com outras páginas de interesse na temática;
-parcialidade e independência da informação veiculada;
-o público-alvo ao qual se destina a página WEB;
-a organização e o design utilizado na concepção do SITE;
-a estabilidade da URL;
-o acesso ao SITE é gratuito ou pago.
Quanto aos Jogos serão considerados os seguintes critérios:
-o carácter educativo e a sua relação com o currículo;
-os vários tipos de suporte;
-a relação qualidade-preço;
-a pertinência da informação que é transmitida.
4.3-Critérios para a aceitação de ofertas/doações
Com a aceitação de ofertas e doações, a Biblioteca poderá aumentar a sua colecção. Contudo, tal como na selecção e nas aquisições, é necessário estabelecer critérios, e eles serão:
-atender às necessidades e interesses dos utilizadores;
-atender às lacunas existentes na colecção;
-atender ao estado de conservação dos documentos;
-atender à actualização dos documentos (não serão aceites se a Biblioteca possuir documentos mais recentes);
-estar de acordo com os princípios gerais de selecção definidos neste documento e quanto à missão da Biblioteca.
4.4-Critérios para o Desbaste da Colecção
A Biblioteca não tem como missão principal o arquivo e a conservação dos documentos (embora considere a importância do reflexo do passado numa colecção), mas sim, a manutenção de um serviço de documentação actualizado que responda diariamente às necessidades dos utilizadores.
Assim, são definidos Critérios de Desbaste, que permitam à Biblioteca ser “um organismo vivo, em evolução”, e terão em conta a facilidade do acesso à informação diminuindo os obstáculos.
Quanto ao Desbaste/Arquivo:
-retirar de circulação os documentos rasgados ou não atraentes;
-retirar os documentos que já não correspondam às necessidades do utilizador;
-retirar os documentos que não estejam de acordo com os currículos;
-retirar os documentos que mantenham pertinência de preservação, pela sua qualidade e valor para a colecção, embora não se justifique o livre acesso;
-retirar os documentos dos quais existam vários exemplares, não se justificando estarem todos em livre acesso;
-retirar de circulação todos os recursos multimédia cujo conteúdo seja inadequado à Biblioteca.
Quanto ao Desbaste/Conservação e Restauro:
-serão objecto de restauro os documentos impressos que mantenham os critérios de selecção da Biblioteca;
-serão objecto de restauro os documentos impressos que apresentem deterioração de capas, encadernação e/ou folhas interiores, mantendo a atractividade/características do documento original, justificando-se assim o seu restauro;
-serão objecto de restauro os documentos considerados casos impossíveis de reposição, ainda que o restauro possa alterar a atractividade/características do documento original.
Quanto ao Desbaste/Abate:
-serão abatidos os materiais desactualizados;
-serão abatidos os documentos fisicamente danificados (de forma irrecuperável) e velhos;
-serão abatidos os manuais escolares desfasados do currículo;
-serão abatidas as publicações periódicas que não tenham pertinência para as necessidades dos utilizadores, mantendo-se os números dos seis meses anteriores;
-serão abatidos todos os documentos com informação falsa ou não actual substituída por informações mais recentes;
-não serão abatidos os jornais da Escola;
-será abatido todo o material multimédia que esteja em condições físicas irrecuperáveis.
4.5-Responsabilidade da Selecção e Abate dos Documentos
Compete ao Coordenador e à Equipa da Biblioteca a responsabilidade de aplicar os princípios constantes neste documento de Política de Desenvolvimento Documental, que será previamente aprovado em Conselho Pedagógico.
O Coordenador e a Equipa serão, deste modo, responsáveis pela análise, selecção, aquisição, apreciação de ofertas, desbaste, preservação, avaliação da colecção e respectivo desenvolvimento.
Em resumo, o Desenvolvimento da Colecção deve reflectir as orientações/princípios considerados neste documento.
4.6-Processo de Aquisição (Prioridades)
O presente documento também pretende estabelecer prioridades no processo de aquisição dos documentos.
Assim, serão apontados critérios de aquisição, que terão em conta os seguintes aspectos:
-será traçado um plano que identifique materiais úteis a adquirir;
-será analisada a verba disponível para o desenvolvimento da colecção e destinar a quantia a aplicar em cada categoria;
-será apreciado o preço em função da necessidade e qualidade dos materiais;
-serão seleccionados os editores que garantam o melhor preço e disponibilizem o material rapidamente;
-será ponderada a aquisição de mais do que um exemplar para obras muito requisitadas;
-serão apreciadas as sugestões dos utilizadores (dicionários, títulos de colecções infantojuvenis…);
-serão avaliadas as lacunas na colecção existente apontando as aquisições necessárias para a sua colmatação.
4.7-Reclamações e Casos Omissos
Todas as questões que possam decorrer da aplicação dos critérios definidos na Política de Desenvolvimento da Colecção das Bibliotecas Escolas do Agrupamento Dr. António Augusto Louro, serão colocadas ao Coordenador e à Equipa da Biblioteca.
Para tal existe uma “Caixa de Sugestões” que se destina a este efeito
Manual de Procedimentos
Agrupamento de Escolas Dr. António Augusto Louro
Introdução
O manual de Procedimentos permite uniformizar e dar continuidade a algumas decisões técnicas e critérios adoptados, nas BE/CREPT. Contudo, trata-se de um documento em aberto, o que possibilita a sua constante reestruturação e actualização. Enquanto documento, contém todo um conjunto de medidas técnicas, relativas ao circuito do documento nas Bibliotecas Escolares/Centro de Recursos Educativos, concretamente no que diz respeito ao tratamento documental nas suas várias componentes.
Desse circuito, fazem parte as seguintes fases:
§ Selecção
§ Aquisição
§ Registo
§ Carimbagem
§ Catalogação
§ Classificação
§ Indexação
§ Cotação
§ Arrumação nas estantes
As linhas de orientação referidas neste documento, relacionam-se com:
1. Selecção/Aquisição do Fundo Documental
2. Tratamento técnico do acervo (carimbagem, atribuição das cotas, catalogação …)
3. Dossiês temáticos (Organização da informação)
4. Maletas Pedagógicas
5. Empréstimo (procedimentos e documentos de registo)
1. Selecção/Aquisição do Fundo Documental
A selecção e aquisição do fundo documental, nos seus vários suportes, tenta responder ao interesse e curiosidade dos utilizadores e à especificidade das diferentes Áreas Curriculares Disciplinares e não Disciplinares.
Assim, a selecção é, essencialmente, concretizada a partir das sugestões dos utilizadores. De seguida, faz-se a aquisição do fundo considerado prioritário, de acordo com as normas/critérios que constam do documento: “Política de Desenvolvimento da Colecção”.
2. Tratamento técnico do acervo: procedimentos
Num primeiro momento, antes de se iniciar o tratamento, deve verificar-se o estado de conservação do documento: procurar folhas brancas ou rasgadas, verificar o estado da capa e da contracapa, ou qualquer outra danificação.
Caso o documento se encontre em perfeito estado de conservação, seguem-se as seguintes etapas:
2.1-Carimbagem
Os documentos devem ser carimbados da seguinte forma:
§ Aposição do carimbo de posse/carimbo da instituição (carimbo pequeno), que tem o nome da Escola e o da Biblioteca Escolar.
§ Aposição do carimbo de registo (carimbo maior), na página de rosto (canto superior direito), no qual é inscrito o número definitivo de inventário.
NOTAS:
Nunca o carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página que possa lesar ou ofender a mancha de informação. Os referidos carimbos são apostos em todos os documentos. Devem respeitar-se as zonas específicas ou recomendadas para a carimbagem.
No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em que a tinta não adere, o carimbo é efectuado numa etiqueta autocolante que é colocada no local estabelecido para carimbar.
EB 2/3 AAL
BE/CREPT
N.º Inv. __________________
Cota____________________
2.1.1-Documentos impressos: monografias
§ São carimbadas todas as obras com o carimbo da instituição nas páginas 5, 25 e última do texto. Colocam-se no canto inferior direito da página.
§ São carimbadas todas as obras com o carimbo de registo na página de rosto, no canto inferior direito.
2.1.2-Documentos impressos: publicações periódicas
§ São carimbados apenas com o carimbo da instituição: as revistas, na página do sumário e em duas outras páginas do interior; os jornais, junto ao título.
2.1.3-Material não livro: CD-ÁUDIO, CD-ROM, DVD, VHS
§ O carimbo de registo coloca-se na capa (canto inferior direito) e no próprio documento.
2.2-Registo
§ Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este é pertinente, ou se se trata de uma publicação efémera e sem interesse. Neste caso, será suficiente o carimbo da instituição.
§ Todos os documentos impressos, entrados na Biblioteca, são registados sequencialmente no software de gestão bibliográfica DOCBASE.
§ Cada obra tem o seu número de registo.
§ Vários exemplares de cada obra têm números de registos diferentes.
§ No caso de uma obra publicada em vários volumes, cada volume tem um número de registo diferente.
§ Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo diferente.
§ Todos os materiais em suporte não livro, e as publicações periódicas são registados em tabelas Word preparadas para o efeito.
2.3-Catalogação, classificação e indexação
§ Na catalogação são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação.
§ A classificação é feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada uma tabela adaptada/simplificada para a realidade da BE/CREPT.
§ O número mínimo de exemplares para abrir uma subclasse é de três.
§ O Software utilizado pela BE/CREPT é o “DOCBASE”.
2.4-Cotação e arrumação nas estantes
§ Após a classificação os documentos são cotados. A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas estantes. Desta forma, a posterior recuperação do documento por parte do utilizador é mais fácil.
2.4.1-Atribuição de cotas
Material Livro
§ As cotas são criadas a partir de um plano abreviado da Classificação Decimal Universal (CDU) definido para a biblioteca escolar.
§ A cota é formada pelos seguintes elementos: Notação CDU (numérica) +
Componente alfabética.
§ No caso da nossa Biblioteca, a cota é composta pela notação CDU, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor (maiúsculas), barra e depois as 3 primeiras letras do título da obra (maiúsculas).
Exemplo:
ANDRESEN, Sophia de Mello Breyner, <A >fada Oriana
821.134.3 AND/FAD
§ No caso do livro não ter autor, a entrada faz-se pelo título, usando as três primeiras letras, em maiúsculas.
§ No caso das obras em colecções que pela temática tratada interessa agrupar os títulos, de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabética da cota é formada pelas três primeiras letras da colecção.
Assim, um livro da colecção “Clube das Chaves”, terá a seguinte cota
82-93 CLU
Notação CDU
Literatura portuguesa
Apelido do autor
(maiúsculas)
Título da obra
(maiúsculas)
§ Para identificar as obras de referência dentro de um núcleo temático deve-se acrescentar à notação o auxiliar (03).
Assim, um Dicionário de História terá a cota:
94 (03)
§ No caso das biografias dá-se preferência à temática com a qual o biografado se relaciona, sendo a notação constituída pela classe temática correspondente, seguida do nome do autor (três iniciais do apelido em maiúsculas), e das três primeiras letras do título (maiúsculas). Quando o biografado não se relaciona, especificamente, com nenhuma classe opta-se pela notação 929, relativa às biografias.
Assim, o livro “Beethoven”, da autora Anne Rachlin, terá a cota:
78 RAC/BEE
Nota:
Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir.
Material não livro
Para o material multimédia e audiovisual são colocadas as seguintes informações: tipo de material, as três primeiras letras da área temática (maiúsculas), barra, seguidas das três primeiras letras do título ou autor. No CD “Auto da Pimenta” de Rui Veloso, a etiqueta fica com o seguinte aspecto:
EB 2/3 AAL
BE/CREPT
N.º Inv. 177
Cota: 086 CD-ÁUDIO
MUS/VEL
2.4.2-Colocação das etiquetas de cotas
§ Depois de ter sido atribuída uma cota a cada documento (que é escrita, também, a lápis, na folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena etiqueta que se cola no documento, na lombada, a 1 cm da extremidade inferior.
§ As etiquetas das cotas são coloridas. A cor de cada uma identifica a área temática correspondente, segundo a tabela seguinte:
Classe 0 – Obras de Referência. Enciclopédias. Publicações periódicas.
Classe 1 – Filosofia. Psicologia.
Classe 2 – Religião. Teologia.
Classe 3 – Ciências Sociais (direito, sociologia, educação, política).
Classe 4 – Provisoriamente não ocupada.
Classe 5 – Ciências Puras (matemática, astronomia, química, física, ecologia, botânica, zoologia, biologia).
Classe 6 – Ciências Aplicadas (medicina, engenharia, agricultura).
Classe 7 – Arte. Desporto (pintura, arquitectura, desporto, música, jogos).
Classe 8 – Linguística. Línguas. Literaturas.
Classe 9 – Geografia. História. Biografias.
§ As etiquetas são colocadas nas lombadas dos livros sempre à mesma distância (1 cm), mesmo que isso implique a ocultação de informação.
§ Uma vez colocadas as etiquetas são protegidas com uma tira de película autocolante transparente, para evitar que se danifiquem.
§ A etiqueta da Cota toma o seguinte aspecto:
AAL
821.134.3 AND/FAD
2.4.3-Colocação/arrumação dos livros nas estantes
§ Os livros, na Biblioteca, estão organizados/arrumados nas estantes, por assuntos, em modelo de livre acesso. Todas as estantes têm um número, uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada assunto está indicado no cimo das estantes e nas próprias prateleiras.
§ Dentro de cada assunto a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apelidos do autor.
§ Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabética do título.
§ O material não livro é arrumado nas estantes, seguindo as normas do material livro.
§ Nas estantes de livre acesso são colocadas, apenas, as caixas relativas ao documento, devidamente cotadas. Os documentos são arquivados, sem acesso livre.
§ O material acompanhante de qualquer documento é arrumado e classificado, de acordo com o seu suporte, na zona correspondente. Em ambos é colocada uma nota informativa, junto da cota.
3. Dossiês temáticos (organização da informação)
Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na Biblioteca, depois de seguidas as normas/critérios definidas no documento: “Política de desenvolvimento da Colecção”, são organizados Dossiês Temáticos, seguindo as regras:
§ O tratamento da informação faz-se mediante a selecção de assuntos/temas pertinentes para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores.
§ Seleccionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line (atendendo à diversidade de opiniões).
§ Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado.
§ Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente.
§ Prepara-se um índice que se vai actualizando.
§ É publicitada a listagem de dossiês existentes.
§ Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante de livre acesso, disponibilizada para o efeito.
FONTE: “Jornal Público”
DATA: 12/12/07
TEMA: Poluição
4. Maletas pedagógicas e/ou itinerantes
As maletas pedagógicas são consideradas recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio à actividade pedagógica, em contexto de sala de aula.
Nelas se agrupam materiais, em suportes diversificados, sob uma determinada temática.
A sua utilização tem as seguintes regras:
§ São preparadas segundo a solicitação dos utilizadores.
§ Nelas são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tempo em que é solicitada a sua utilização).
§ Existe, no interior de cada maleta, o inventário dos materiais que a compõem.
§ A requisição das maletas para apoio à sala de aula faz-se mediante o preenchimento de uma ficha preparada para o efeito.
§ A maleta deve regressar à BE/CREPT, após cada utilização.
§ O professor requisitante é responsável pelos materiais que constam da maleta.
§ No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (20 ou mais exemplares do mesmo título) e cujos documentos se destinam à leitura orientada na sala de aula, os professores fazem requisição anual, ficando sempre um exemplar na BE/CREPT.
§ Periodicamente são preparadas maletas itinerantes que se destinam a apoiar as Escolas EB1 do Agrupamento. A circulação destas maletas tem normas próprias.
5. Empréstimo (procedimentos e documentos de registo)
De todos os documentos emprestados é elaborado um registo.
As normas são as seguintes:
§ O empréstimo domiciliário de qualquer documento impresso é feito manualmente, mas em breve será feito on-line.
§ O empréstimo para apoio à sala de aula é registado, manualmente, em documento preparado para o efeito.
§ O empréstimo de todos os documentos multimédia e audiovisual, domiciliário ou para uso em sala de aula, é registado em ficha destinada a esse fim.
§ Para uso/empréstimo local de documentos áudio, vídeo, ou material informático, existem também documentos de registo, próprios.
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